Аренда квартиры для командированных сотрудников

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

Моя работа тесно связана с командировочными поездками. Обычно я останавливаюсь в гостинице, но тут решила пожить в более комфортных условиях – снять квартиру посуточно. На основании этого возникает вопрос, какие отчетные документы мне нужно получить? Я разобралась с данным вопросом и решила поделиться информацией с вами. В заметке я отвечу на следующие вопросы:

  • Общие понятия;
  • Основные отчетные документы;
  • Аренда у физического лица:
  • Аренда через компанию;
  • Преимущества аренды квартиры.

Общие понятия

Командировочные поездки от организаций – это важная часть многих видов трудовой деятельности. Они могут организовываться с разными целями:

  1. Оформление договоров.
  2. Приобретение продукции и оборудования.
  3. Обучение и повышение квалификации.

Любая деловая поездка от предприятия или от компании сопровождается оформлением специальных отчетных документов.

В процессе отправки сотрудника в стандартную командировку, ему выплачивается определенная сумма. Размер выплаты зависит от получаемого в организации среднего заработка. Одновременно с этим производится компенсация всех понесенных в период поездки трат.

Чтобы сумма была компенсирована полностью, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

Вопрос о компенсации понесенных расходов регулируется требованиями современного трудового кодекса. Здесь прописаны все гарантии, которые предоставляются сотруднику:

  1. Сохранение места работы.
  2. Полное сохранение занимаемой должности и получаемой з/п.
  3. Непосредственно сама компенсация проведенных документально трат.

Если сотруднику не предоставляется хотя бы одна из перечисленных гарантий, можно смело судить о нарушении правил установленного ТК. С данным замечанием нужно обратиться к начальству. При отсутствии положительного результата следует действовать через серьезные государственные структуры, суд, в том числе.

Основные отчетные документы

Данные документы разделяется на две основные категории:

  • Подтверждающие проезд;
  • Подтверждающие проживание.

К первой категории относятся все возможные проездные билеты и посадочные талоны. Что касается документов, посредством которых можно подтвердить факт проживания в квартире, то здесь подойдут такие бумаги и справки, как:

  • Договор краткосрочного найма помещения;
  • Акт приема-передачи квартиры;
  • Кассовый чек;
  • Акт по оказанию услуги;
  • Приходные кассовый ордер;
  • Квитанция БСО.

На основании данных документов человеку по приезду оплачивают понесенные траты, связанные с обеспечением места проживания.

Аренда у физического лица

Если квартиру в аренду предоставляет частное лицо, он не сможет оформить кассовый чек. При возникновении подобной ситуации нужно проследить за тем, чтобы в соглашении краткосрочного найма присутствовала отдельная строка, в которой прописывается сумма за проживание и время аренды.

Оформлен должен быть именно договор НАЙМА, а не АРЕНДЫ.

В подобной ситуации – это максимально правильное с юридической точки зрения решение. Благодаря наличию на руках договора найма в процессе сдачи отчетности к работнику не возникнет никаких вопросов. Более того, у самой организации не появится проблем, когда она будет подбивать итоги и отчитываться в налоговой.

По причине важности договора найма стоит рассмотреть более подробно особенности данного документа. Соглашение по найму – это официальный договор, который заключается между собственником помещения и человеком, которые снимает квартиру. Здесь прописываются не только данные по жилью — мебель, техника и посуда. Обозначается срок аренды и стоимость.

В процессе передачи наличных средств в качестве оплаты за проживание, с получателя нужно запросить расписку о получении денежных средств. Если осуществляется перевод с карты на карту, в мобильном приложении автоматически сохраняется квитанция по оплате. Она будет служить официальным основанием и подтверждением того, что в деловой поездке сотрудник понес определенные траты на посуточную аренду квартиры.

Аренда через компанию

Несмотря на простоту схемы аренды жилья у частного лица, с оформлением и получением отчетных документов нередко возникают проблемы. Масса владельцев жилья ведут подобный бизнес без оформления, деятельность в налоговой организации не регистрируется. Соответственно нужных документов здесь просто невозможно взять. Придется потратить время и нервы на их получение, а данных ресурсов в командировке просто нет.

Чтобы избежать подобных неприятностей, квартиру для посуточной аренды стоит искать через специальную компанию. В этом случае можно быть уверенным в том, что в процессе проживания и после выезда будут получены необходимые документы. Оформлены они будут максимально грамотно и позволят получить положенную денежную компенсацию по понесенным в командировке тратам.

Наряду с оформлением необходимых документов, сотрудничество с компанией обеспечивает следующие преимущества:

  1. Возможность выбора подходящего района.
  2. Аренда квартиры, которая расположена рядом с офисом филиала или головного офиса.
  3. Если в командировку поехала группа, можно подобрать несколько квартир, расположенных рядом друг с другом.

Проживание у родственников

Если сотрудник едет в город, где у него живут родственники, и он пожелает остановиться у них, в качестве подтверждающего документа могут быть использованы такие бумаги, как служебная записка или специальное удостоверение. Здесь должны присутствовать такие данные, как срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

Форма подтверждения в подобном случае не регламентирована!

Преимущества аренды квартиры

Вопрос, связанный с оформлением отчетных документов, при посуточной аренде квартиры, считается важным и все более популярным. Главной положительной характеристикой является не только возможность получения необходимых документов, но много иных важных факторов.

В настоящее время выбор квартиры осуществляют не только сотрудники, но начальство. Причина в элементарной дешевизне аренды. Сниженная стоимость основана на отсутствии необходимости оплачивать услуги третьих лиц.

Гостиничные номера могут отнимать существенную часть бюджета компании. Что особенно ярко проявляется при необходимости отправлять сотрудников в длительные командировки. Говоря об экономии нельзя не отметить, что это прямая возможность сэкономить на питании. Не придется посещать рестораны. Можно готовить пищу самостоятельно.

Кроме того, вариант с посуточной арендой жилья обеспечивает большую комфортабельность. Человек, который находится в командировке, может выбрать максимально удобное для него жилье. Если обратиться в специализированные компании, можно получить квартиру с такими преимуществами, как:

  • Свежий ремонт;
  • Новая современная мебель;
  • Установленные стеклопакеты;
  • Оснащение бытовой техникой;
  • Наличие большого ЖК телевизора.

В каждой такой арендованной квартире присутствует кухня, оснащенная необходимой техникой и иными приспособлениями. Для людей, которые желают в командировке чувствовать себя, как дома, посуточная или долговременная квартира является идеальным вариантом.

Коротко о важном

  1. Проживание в командировке подлежит денежной компенсации.
  2. Чтобы получить компенсацию, потребуется предоставить соответствующие документы.
  3. При аренде квартиры нужно взять договор с прописанной в нем суммой и временем проживания.
  4. Проживание в квартире намного удобнее и выгоднее, чем в гостинице.

Командировочные и иные аналогичные расходы. Аренда (лизинг). Аренда личного жилья в командировке, налоговые агенты, установление этого, исходя из применения ККТ

АРЕНДА ЛИЧНОГО ЖИЛЬЯ В КОМАНДИРОВКЕ, НАЛОГОВЫЕ АГЕНТЫ, УСТАНОВЛЕНИЕ ЭТОГО, ИСХОДЯ ИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ККТ

Перед организацией, направляющей своего сотрудника в служебную поездку, может встать вопрос об аренде жилья для командированного сотрудника.
О том с какими проблемами при этом может столкнуться работодатель и как их избежать мы и поговорим далее.

Особенности служебной командировки

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Находясь в командировке, сотрудники, обычно, проживают в гостиницах. В том случае, если организация неоднократно направляет своих сотрудников в один и тот же населенный пункт, то для проживания своих сотрудников она может арендовать квартиру или жилой дом, тем более что это позволяет значительно снизить расходы фирмы на командировки.
При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Найм жилого помещения

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (абзац 6 пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749, Письмо Минфина России от 10.10.2016 г. N 03-04-06/58957).
Учесть затраты на жилье как в бухгалтерском учете, так и в целях налогообложения, организация может лишь при наличии необходимых документов. Таким документом в данном случае будет выступать договор аренды, на что указывает статья 671 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ).
Как следует из указанной статьи ГК РФ, жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование физическим лицам на основании договора найма, а юридическим лицам — на основании договора аренды или иного договора.

Аренда квартиры для командированных

И.Комиссарова, консультант- аналитик ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»

Опубликован: Журнал «ЭЖ Вопрос-Ответ»

Наша организация арендует у физического лица — гражданина РФ жилое помещение, сумма аренды перечисляется безналичным путем, функции налогового агента по перечислению НДФЛ выполнены. Сумму арендной платы организация относит на внереализационные расходы (счет 91-2), не принимаемые для целей налогообложения по налогу на прибыль, за исключением тех дней, когда там находятся командированные работники из Москвы, хотя фактически там проживают работники, находящиеся на вахте. Сейчас обсуждается вопрос об аренде еще двух квартир, поскольку расширяется штат.

Можно ли относить расходы по аренде еще двух квартир на себестоимость? Если нет, то как лучше учитывать? Не возникает ли каких-либо налоговых (и не только) последствий у организации?

Ответ:

Вопрос об аренде квартир для командированных сотрудников неоднократно обсуждался в печати. Налоговые органы сошлись с Минфином во мнении, что коль скоро факт пребывания в квартире командированных работников может быть подтвержден косвенными документами (командировочное удостоверение, проездные документы до места командировки и др.), данные расходы могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом Минфин отмечает, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58 и от 01.08.2005 № 03-03-04/1/112).

Что касается уменьшения налогооблагаемой прибыли на суммы расходов, направленных на аренду квартир для проживания в них сотрудников в периоды вахты, то это вопрос неоднозначный.

С 1 января 2007 г. абзац 3 ст.297 ТК РФ, в котором речь идет о проживании работников в вахтовых поселках, действует в редакции Федерального Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ: этот абзац дополнен словами «либо в приспособленных для этих целей и оплачиваемых за счет работодателя общежитиях, иных жилых помещениях».

Казалось бы, вопрос правомерности отнесения расходов по аренде квартир при вахтовомрежиме работы в уменьшение налогооблагаемой прибыли (на себестоимость) решен. Но вот в подпункт 32 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса никаких изменений с 2002 года не вносилось, и он действует в старой редакции. А этим пунктом предусмотрено отнесение затрат в уменьшение прибыли только в части расходов на содержание вахтовых и временных поселков. Причем эти расходы принимаются в пределах нормативов на содержание аналогичных объектов и служб, утвержденных органами местного самоуправления по месту деятельности налогоплательщика. Если такие нормативы органами местного самоуправления не утверждены, налогоплательщик вправе применять порядок определения расходов на содержание этих объектов, действующий для аналогичных объектов, находящихся на данной территории и подведомственных указанным органам.

Минфин России высказался по указанному вопросу следующим образом. Затраты по оплате проживания вахтового персонала в стационарных объектах жилого фонда общего пользования (гостиницах, местных общежитиях, пансионатах) для целей налогообложения прибыли могут быть учтены в фактических размерах, не превышающих предельно установленных нормативов по содержанию аналогичных объектов вахтового поселка. Если такие нормативы органами местного самоуправления не утверждены, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций указанные затраты не учитываются» (см. письма Минфина России от 23.06.2006 № 03-03-04/1/543, от 02.05.2006 № 03-03-04/4/81).

Налицо опять коллизия Законов, разрешаемая, к сожалению, путем выбора того нормативного акта, который должен быть применен к рассматриваемому случаю, а именно:Налогового кодекса и, соответственно, писем Минфина (поскольку речь идет об уменьшении налогооблагаемой прибыли).

Тем не менее, предоставление вахтовому персоналу жилых помещений происходит в рамках трудовых правоотношений. Статьей 15 ТК РФ определено, что трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

С 1 января 2007 г. статья 297 ТК РФ дополнена следующей нормой: порядок применения вахтового метода утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Таким образом, законодательно закреплены два положения о вахтовом методе:

— с одной стороны, право организаций самостоятельно устанавливать порядок применения вахтового метода (в котором необходимо прописать предоставление жилья для ИТР в арендованных квартирах);

— с другой стороны, обязанность работодателя обеспечить работающих вахтовым методом жильем в «приспособленных для этих целей и оплачиваемых за счет работодателя общежитиях, иных жилых помещениях».

По мнению автора, возможны два пути решения вопроса отнесения в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходов по аренде квартир для сотрудников, работающих по вахтовому методу.

Вариант 1. При наличии нормативов на содержание вахтовых поселков или аналогичных объектов и служб, утвержденных органами местного самоуправления (или утвержденного порядка определения расходов на содержание этих объектов), расходы на аренду квартир уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах этих нормативов. И вероятнее всего в этом случае споров с налоговыми органами удастся избежать. Хотя вопрос использования установленных нормативов тоже неоднозначный (см. Постановление ФАС Северо-Западного Округа от 28.11.2006 № А05-7474/2005-29).

При этом положением о вахтовом методе работ (локальным нормативным актом организации) и трудовыми договорами с работниками должно предусматриваться предоставление именно квартир (или комнат в многокомнатных квартирах).

Вариант 2. При отсутствии вышеуказанных нормативов расходы на аренду квартир, по мнению автора, можно учесть в составе расходов на оплату труда. Письмом от 02.03.2006 № 20-12/16112с УФНС по г. Москве подтвердило, что расходы организации по аренде жилых помещений, понесенные на основании коллективного договора в пользу работников, подлежат учету в целях налогообложения прибыли при условии, что они осуществлены согласно законодательству РФ.

Согласно Трудовому Кодексу РФ при вахтовом методе работы работодатель обязан обеспечить работников жильем. Наличие пункта о предоставлении квартир в Положении о вахтовом методе и трудовых договорах с работниками в этом случае также является обязательным. При этом вопрос о начислении ЕСН и НДФЛ сумм арендной платы, выплачиваемой за работника, работающего вахтовым методом, остается открытым и вероятность возникновения споров с налоговыми органами здесь достаточно высока

Согласно ст. 237 НК РФ (ЕСН) к материальной выгоде, получаемой работником за счет работодателя, относится материальная выгода от оплаты работодателем приобретаемых для работника товаров (работ, услуг). В соответствии с п.2 ст. 211 НК РФ (НДФЛ) к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в интересах налогоплательщика.

На основании этих пунктов налоговые органы пытаются даже оплату проживания в вахтовом поселке обложить НДФЛ и ЕСН. Но арбитражная практика на стороне налогоплательщика (см. Постановление кассационной инстанции ФАС Московского округа от 23.11.2005 № КА-А40/11503-05, Северо-Западного округа от 05.03.2007 № Ф04-929/2007(31890-А81-25), Постановление Арбитражного Суда г. Москвы от 12.07.2005 № А40-19024/05-14-134).

Конечно, арбитражная практика по вопросам аренды квартир для персонала, работающего вахтовым методом, еще не сложилась, поскольку изменения в Трудовой кодекс вступили в действие в этом году. Тем не менее, выводы, сделанные арбитражными судами по вопросу налогообложения различных компенсационных выплат, внушают определенный оптимизм и по этому вопросу.

В частности, в указанном постановлении ФАС Московского округа сказано, что материальная выгода возникает у работника в случае, если работодатель оплачивает вместо неготовары (работы, услуги) третьим лицам, причем указание в законе не только на работника, но и на членов его семьи прямо указывает на личное (непроизводственное) потребление материальных благ. Предоставление вахтовому персоналу жилых помещений в вахтовых поселках не связано с выплатами в пользу работников, не является оказанием работникам услуг по проживанию как потребителям, а поэтому объект налогообложения ЕСН у заявителя отсутствует. Такое предоставление происходит в рамках трудовых правоотношений и связано с выполнением работодателем своей обязанности по обеспечению работникам надлежащих условий труда.

В Информационном письме Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 14.03.2006 N 106, изложена следующая правовая позиция. Налогообложению ЕСН подлежат лишь те выплаты, которые в силу ст. 129 Трудового кодекса Российской Федерации входят в систему оплаты труда и не призваны возместить работнику конкретные затраты, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязанностей. Денежные выплаты, установленные в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, которые не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, напротив, объектом налогообложения по единому социальному налогу, налогу на доходы физических лиц признаны быть не могут.

Таким образом, в такой неоднозначной ситуации все зависит от «цены вопроса». Налоговые риски имеются и при отнесении расходов по аренде в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с реализацией (пп.10 п.1 ст. 264 НК РФ), и в составе расходов на оплату труда (п.4 ст. 255 НК РФ) — в части ЕСН и НДФЛ с сотрудников.

Если договор найма жилого помещения заключался от имени работника, то у его работодателя не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ в отношении доходов наймодателя.

Обоснован такой вывод следующим.

При направлении работника в командировку работодатель может сам заключить договор найма жилого помещения и перечислить арендную плату наймодателю. Снять жилье может и сам командированный работник. В таком случае работодатель компенсирует ему расходы на основании ст. 168 ТК РФ.

От способа оформления отношений с наймодателем зависит, возникнут у организации обязанности налогового агента по НДФЛ или нет. По общему правилу организация, в результате отношений с которой физлицо получило доход (за исключением дохода по ценным бумагам и проч.), является налоговым агентом. На него ложится обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с выплачиваемых физлицу доходов (п. 1-2 ст. 226 НК РФ).

Если договор найма заключен командированным работником, а работодатель только компенсирует ему затраты, то обязанностей налогового агента по НДФЛ у работодателя не возникает, поскольку наймодатель получает доход не от самой организации, а от ее работника, который налоговым агентом не является.

Отметим, что при выплате сотруднику компенсации расходов на наем помещения указанные выплаты в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются.

Если договор аренды помещения заключен самим работодателем, то источником дохода для наймодателя является именно организация. При этом не вполне ясно, должна ли организация удержать НДФЛ с арендной платы. Дело в том, что контролирующие органы рекомендуют организации удержать НДФЛ с арендной платы, выплаченной физическому лицу, однако некоторые суды не согласны с таким подходом и разрешают не удерживать НДФЛ с доходов наймодателя. Подробнее об этом см. статью-рекомендацию.

Аренда квартир для командированных работников

В целях оптимизации расходов организация арендует у физлиц жилые помещения (квартиры) в населенных пунктах, в которые регулярно направляет своих работников в командировки. Данные квартиры используются для проживания работников в период их служебной командировки. Проведенный организацией анализ стоимости рынка гостиничных услуг и стоимости найма жилого помещения в частном секторе показал, что в случае проживания командируемых работников в гостиницах, а не в арендуемых квартирах расходы на оплату услуг гостиниц были бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры. Таким образом, расходы организации на аренду квартир экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены. По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников общества. В течение срока действия аренды имеются периоды, когда в указанных квартирах никто не проживает. Правомерно ли отнесение расходов в виде суммы арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры, к расходам, учитываемым в целях налога на прибыль? Если правомерно, то в какой части — всю сумму арендной платы, предусмотренную договором, либо только за тот период, когда квартира фактически использовалась для проживания в ней командированных работников? Какие документы являются документальным подтверждением затрат по арендной плате? Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как затраты на наем жилого помещения.
Таким образом, расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Учитывая изложенное, указанные расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др.
Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.
Основание: Письмо Минфина РФ от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/178
Подборка по материалам информационного банка «Финансист» системы КонсультантПлюс. Составитель Каширская Е.В.